Úvod / Případové studie
62 rutinních činností, které převezme AI
U každé činnosti uvádíme měsíční objem, čas na jeden případ ručně a čas na validaci výstupu AI. Z toho vychází, kolik lidí je potřeba dnes a kolik po nasazení.
Podrobné studie
5,0 → 2,0úvazků
Celní prohlášení u importu
Speditér nebo celní oddělení dovozce. Každé prohlášení vzniká z obchodní faktury, balicího listu a přepravního dokladu.
5,0 → 1,3úvazků
Objednávky ve velkoobchodu
Velkoobchod s tisíci položek. Objednávky chodí e-mailem jako text, PDF nebo tabulka a každý zákazník posílá jiný formát.
2,5 → 0,5úvazků
Prověřování veřejných zakázek
Firma, která se pravidelně uchází o veřejné zakázky. Každý měsíc sleduje desítky vyhlášených tendrů a u každého rozhoduje, jestli do něj jít.
3,1 → 0,8úvazků
Doklady klientů účetní kanceláře
Účetní kancelář s 50 klienty. Doklady chodí jako fotky účtenek, PDF faktury a bankovní výpisy, často na poslední chvíli.
7,8 → 2,5úvazků
Hlášení pojistných škod
Pojišťovna nebo leasingová společnost. Hlášení škod přichází e-mailem, formulářem i telefonem, s fotkami, protokoly a fakturami za opravu.
3,1 → 0,6úvazků
Atesty a certifikáty materiálu
Strojírenská výroba. Ke každé dodávce materiálu přichází inspekční certifikát a jeho hodnoty je potřeba ověřit proti normě a výkresu.
3,8 → 0,9úvazků
Sdílená zákaznická schránka
E-shop nebo distributor se sdílenou zákaznickou schránkou. Dotazy na dodání, změny objednávek, faktury a reklamace se míchají v jedné frontě.
1,9 → 0,5úvazků
Soupis provedených prací
Stavební firma, která fakturuje podle soupisu provedených prací. Podklady jsou ve stavebním deníku, na fotkách a v rozpočtu.
Všechny činnosti
Počty lidí jsou v přepočtených úvazcích, 1 úvazek odpovídá 160 hodinám měsíčně.
| Činnost | Oblast | Objem měsíčně | Čas na případ | Hodin měsíčně | Lidé dnes → s AI |
|---|---|---|---|---|---|
| Celní prohlášení u importuVytěží faktury a přepravní doklady, navrhne zařazení zboží a předvyplní prohlášení. | Logistika a clo | 1 600 prohlášení | 30 → 12 min | 800 → 320 h | 5,0 → 2,0 |
| Tranzitní dokladyZ přepravních dokladů připraví tranzitní doklad ke kontrole a odeslání. | Logistika a clo | 900 dokladů | 15 → 5 min | 225 → 75 h | 1,4 → 0,5 |
| CMR a dodací listyPřečte skeny, spáruje je s přepravou a zapíše do systému. | Logistika a clo | 3 000 dokladů | 4 → 1 min | 200 → 50 h | 1,3 → 0,3 |
| Faktury od dopravcůPorovná fakturu s objednanou přepravou a sazbou, rozdíly označí. | Logistika a clo | 1 200 faktur | 8 → 2 min | 160 → 40 h | 1,0 → 0,3 |
| Dotazy na stav zásilkyDohledá zásilku u dopravce a připraví odpověď zákazníkovi. | Logistika a clo | 2 500 dotazů | 5 → 1 min | 208 → 42 h | 1,3 → 0,3 |
| Avíza a sloty na rampáchZ e-mailových avíz naplánuje příjem a přidělí časová okna. | Logistika a clo | 1 500 avíz | 6 → 1,5 min | 150 → 38 h | 0,9 → 0,2 |
| Exportní doklady a původ zbožíPřipraví exportní doklady a podklady k prokázání původu. | Logistika a clo | 500 zásilek | 25 → 8 min | 208 → 67 h | 1,3 → 0,4 |
| IntrastatZ faktur a dodacích listů sestaví řádky hlášení a zkontroluje kódy. | Logistika a clo | 3 000 položek | 1 → 0,2 min | 50 → 10 h | 0,3 → 0,1 |
| Přijaté fakturyVytěží údaje, spáruje s objednávkou a připraví zaúčtování. | Účtárna | 4 000 faktur | 6 → 1,5 min | 400 → 100 h | 2,5 → 0,6 |
| Párování platebSpáruje platby z výpisu s fakturami i bez variabilního symbolu. | Účtárna | 5 000 plateb | 2 → 0,5 min | 167 → 42 h | 1,0 → 0,3 |
| Cestovní náhradyZ účtenek a jízd sestaví vyúčtování podle vaší směrnice. | Účtárna | 400 vyúčtování | 20 → 5 min | 133 → 33 h | 0,8 → 0,2 |
| Upomínky pohledávekPřipraví upomínky podle stáří dluhu a historie odběratele. | Účtárna | 1 500 upomínek | 5 → 1 min | 125 → 25 h | 0,8 → 0,2 |
| Kontrola dodavatelů před platbouOvěří registr plátců DPH, insolvence a bankovní účty. | Účtárna | 800 kontrol | 6 → 1 min | 80 → 13 h | 0,5 → 0,1 |
| Fakturace z výkazů práceZ výkazů a smluvních sazeb sestaví faktury klientům. | Účtárna | 1 200 faktur | 8 → 1,5 min | 160 → 30 h | 1,0 → 0,2 |
| Doklady klientů účetní kancelářeSebere doklady ze všech kanálů, vytěží je a navrhne předkontaci. | Účtárna | 6 000 dokladů | 5 → 1,2 min | 500 → 120 h | 3,1 → 0,8 |
| Nesrovnalosti v kontrolním hlášeníDohledá chybějící a rozdílné doklady a připraví dotaz na partnera. | Účtárna | 300 nesrovnalostí | 15 → 4 min | 75 → 20 h | 0,5 → 0,1 |
| Objednávky z e-mailu a PDFPřečte objednávku v jakémkoli formátu a založí ji v ERP. | Obchod | 4 000 objednávek | 12 → 3 min | 800 → 200 h | 5,0 → 1,3 |
| Cenové nabídkySestaví nabídku z ceníku, slev a skladové dostupnosti. | Obchod | 600 nabídek | 30 → 8 min | 300 → 80 h | 1,9 → 0,5 |
| Ceníky od dodavatelůPřevede ceník v libovolném formátu do vašeho systému. | Obchod | 60 ceníků | 180 → 30 min | 180 → 30 h | 1,1 → 0,2 |
| Kvalifikace poptávekDoplní údaje o firmě a ohodnotí poptávku podle vašich kritérií. | Obchod | 900 poptávek | 10 → 2 min | 150 → 30 h | 0,9 → 0,2 |
| Záznamy do CRM po schůzkáchZ poznámek nebo nahrávky vytvoří záznam, další kroky a úkoly. | Obchod | 1 000 schůzek | 10 → 2 min | 167 → 33 h | 1,0 → 0,2 |
| Produktové listy pro e-shopZ technických listů výrobce připraví popisy a parametry produktů. | Obchod | 800 produktů | 20 → 4 min | 267 → 53 h | 1,7 → 0,3 |
| Sdílená zákaznická schránkaRoztřídí e-maily, dohledá objednávky a připraví odpovědi. | Zákaznický servis | 6 000 e-mailů | 6 → 1,5 min | 600 → 150 h | 3,8 → 0,9 |
| Příjem reklamacíZ e-mailu a fotek založí reklamaci a navrhne postup. | Zákaznický servis | 700 reklamací | 20 → 5 min | 233 → 58 h | 1,5 → 0,4 |
| Vrácení zbožíOvěří nárok, vystaví přepravní štítek a připraví dobropis. | Zákaznický servis | 500 vratek | 12 → 3 min | 100 → 25 h | 0,6 → 0,2 |
| Změny objednávek a termínůZapracuje změnu do objednávky a ověří dopad na dodání. | Zákaznický servis | 1 500 změn | 8 → 2 min | 200 → 50 h | 1,3 → 0,3 |
| Hlášení pojistných škodZaloží událost, zkontroluje podklady a připraví spis pro likvidátora. | Zákaznický servis | 3 000 hlášení | 25 → 8 min | 1 250 → 400 h | 7,8 → 2,5 |
| Záznamy z telefonických hovorůZ nahrávky hovoru vytvoří záznam, shrnutí a úkol. | Zákaznický servis | 4 000 hovorů | 4 → 1 min | 267 → 67 h | 1,7 → 0,4 |
| Porovnání nabídek dodavatelůPřevede nabídky do jedné tabulky a porovná ceny a podmínky. | Nákup | 150 porovnání | 60 → 15 min | 150 → 38 h | 0,9 → 0,2 |
| Objednávky podle zásobNavrhne objednávky podle minimálních zásob a spotřeby. | Nákup | 800 objednávek | 8 → 2 min | 107 → 27 h | 0,7 → 0,2 |
| Potvrzení objednávek od dodavatelůPorovná potvrzení s objednávkou a označí změny cen a termínů. | Nákup | 2 000 potvrzení | 5 → 1 min | 167 → 33 h | 1,0 → 0,2 |
| Termíny ve smlouvách s dodavateliHlídá výpovědní lhůty, indexace a konce smluv. | Nákup | 300 smluv | 15 → 3 min | 75 → 15 h | 0,5 → 0,1 |
| Předvýběr životopisůPorovná životopisy s požadavky pozice a seřadí uchazeče. | HR | 1 200 životopisů | 8 → 2 min | 160 → 40 h | 1,0 → 0,3 |
| Podklady pro mzdyZkontroluje docházku, nepřítomnosti a výjimky před uzávěrkou. | HR | 400 zaměstnanců | 15 → 3 min | 100 → 20 h | 0,6 → 0,1 |
| Interní dotazy zaměstnancůOdpovídá na dotazy k dovolené a směrnicím z interních dokumentů. | HR | 900 dotazů | 8 → 1 min | 120 → 15 h | 0,8 → 0,1 |
| Nástupy zaměstnancůPřipraví smlouvu, přístupy a checklist nástupu. | HR | 60 nástupů | 120 → 30 min | 120 → 30 h | 0,8 → 0,2 |
| Školení a lékařské prohlídkyHlídá platnost a sama plánuje termíny a pozvánky. | HR | 500 zaměstnanců | 6 → 1 min | 50 → 8 h | 0,3 → 0,1 |
| Atesty a certifikáty materiáluVytěží hodnoty z atestu a porovná je s normou a výkresem. | Výroba a kvalita | 3 000 atestů | 10 → 2 min | 500 → 100 h | 3,1 → 0,6 |
| Protokoly z kontrolZ ručních záznamů a fotek vytvoří protokol v systému. | Výroba a kvalita | 1 500 protokolů | 8 → 2 min | 200 → 50 h | 1,3 → 0,3 |
| Kusovníky z výkresůZ výkresové dokumentace připraví kusovník do ERP. | Výroba a kvalita | 400 výkresů | 40 → 10 min | 267 → 67 h | 1,7 → 0,4 |
| Zpracování neshodSestaví záznam o neshodě, dohledá šarže a navrhne opatření. | Výroba a kvalita | 120 neshod | 60 → 15 min | 120 → 30 h | 0,8 → 0,2 |
| Hlášení závad a údržbaZ hlášení založí požadavek, určí prioritu a naplánuje zásah. | Výroba a kvalita | 800 hlášení | 10 → 2 min | 133 → 27 h | 0,8 → 0,2 |
| Prověřování veřejných zakázekPřečte zadávací dokumentaci a připraví shrnutí s riziky a termíny. | Veřejné zakázky a právo | 80 zakázek | 300 → 60 min | 400 → 80 h | 2,5 → 0,5 |
| Kvalifikační dokumentaceSestaví kvalifikaci z referencí, certifikátů a výpisů. | Veřejné zakázky a právo | 20 nabídek | 480 → 120 min | 160 → 40 h | 1,0 → 0,3 |
| Kontrola smluvPorovná smlouvu se vzorovými podmínkami a označí odchylky. | Veřejné zakázky a právo | 120 smluv | 60 → 15 min | 120 → 30 h | 0,8 → 0,2 |
| Exekuce a insolvenceZpracuje doručené usnesení a připraví srážky nebo přihlášku. | Veřejné zakázky a právo | 200 případů | 15 → 3 min | 50 → 10 h | 0,3 → 0,1 |
| Stavební deníkZ fotek a hlasových poznámek připraví denní zápis. | Stavebnictví a reality | 600 zápisů | 20 → 4 min | 200 → 40 h | 1,3 → 0,3 |
| Soupis provedených pracíPřiřadí práce k rozpočtu a sestaví soupis a návrh faktury. | Stavebnictví a reality | 150 soupisů | 120 → 30 min | 300 → 75 h | 1,9 → 0,5 |
| Předávací protokolyZ fotek a prohlídky sestaví protokol a seznam vad. | Stavebnictví a reality | 200 protokolů | 45 → 10 min | 150 → 33 h | 0,9 → 0,2 |
| Vyúčtování služeb nájemníkůmRozpočítá náklady a připraví vyúčtování pro každou jednotku. | Stavebnictví a reality | 1 500 jednotek | 10 → 2 min | 250 → 50 h | 1,6 → 0,3 |
| Odečty měřidel z fotekPřečte stav měřidla z fotky a ověří věrohodnost. | Energetika a utility | 8 000 odečtů | 2 → 0,3 min | 267 → 40 h | 1,7 → 0,3 |
| Žádosti o připojeníZkontroluje úplnost žádosti a připraví podklady k posouzení. | Energetika a utility | 400 žádostí | 30 → 8 min | 200 → 53 h | 1,3 → 0,3 |
| Objednávky pacientůZ e-mailů a formulářů navrhne termín a připraví potvrzení. | Zdravotnictví | 3 000 požadavků | 5 → 1 min | 250 → 50 h | 1,6 → 0,3 |
| Vykazování výkonů pojišťovnámZkontroluje dávky a označí chyby před odesláním. | Zdravotnictví | 5 000 výkonů | 3 → 0,6 min | 250 → 50 h | 1,6 → 0,3 |
| Helpdesk první úrovněVyřeší běžné požadavky podle návodů, složité předá. | IT | 2 000 požadavků | 10 → 2 min | 333 → 67 h | 2,1 → 0,4 |
| Přístupy a oprávněníZpracuje žádost, ověří schválení a připraví nastavení. | IT | 600 žádostí | 15 → 3 min | 150 → 30 h | 0,9 → 0,2 |
| Pravidelné reportySestaví report z více systémů včetně komentáře k odchylkám. | IT | 40 reportů | 240 → 30 min | 160 → 20 h | 1,0 → 0,1 |
| Zápisy z poradZ nahrávky vytvoří zápis a úkoly zadá do systému. | Administrativa | 200 porad | 45 → 5 min | 150 → 17 h | 0,9 → 0,1 |
| Kniha jízdZ tankovacích karet a GPS sestaví knihu jízd. | Administrativa | 150 vozidel | 30 → 5 min | 75 → 13 h | 0,5 → 0,1 |
| Datová schránkaRoztřídí zprávy, založí je do spisu a upozorní na lhůty. | Administrativa | 3 000 zpráv | 4 → 1 min | 200 → 50 h | 1,3 → 0,3 |
| Příchozí pošta a skenyRozpozná typ dokumentu a pošle ho správnému oddělení. | Administrativa | 4 000 dokumentů | 3 → 0,5 min | 200 → 33 h | 1,3 → 0,2 |
| Podání a dotazy občanůZaeviduje podání, přiřadí odbor a připraví odpověď. | Administrativa | 2 000 podání | 10 → 2 min | 333 → 67 h | 2,1 → 0,4 |
Všechny údaje jsou modelové výpočty z typických objemů a časů, ne výsledky konkrétních klientů. Čísla pro vaši firmu změříme při analýze rutinních činností.